Relaciones de una base de datos de Access

DEFINICIÓN DE RELACIONES

El tipo de relación que crea Microsoft Access depende de cómo están definidos los campos relacionados.

• Una relación de uno a varios se crea si sólo uno de los campos relacionados es una clave principal o tiene un índice único.
• Se crea una relación uno a uno si ambos campos relacionados son claves principales o tienen índices únicos.
• Una relación de varios a varios es, en realidad, dos relaciones de uno a varios con una tercera tabla cuya clave principal consta de dos campos: las claves externas de las otras dos tablas.

También se puede crear una relación entre una tabla y los elementos que contiene. Esto es útil en situaciones en que deba realizar una búsqueda dentro de la misma tabla. Por ejemplo, en la tabla Empleados se puede definir una relación entre los campos Id. de empleado y Jefe, por lo que el campo Jefe puede mostrar datos de empleado que procedan de un Id. de empleado coincidente.

RELACIONES
Una vez creadas tablas diferentes para cada tema de la base de datos de Microsoft access necesita una forma de indicarle a Microsoft Access cómo debe volver a combinar esa información. El primer paso de este proceso es definir relaciones entre las tablas. Una vez realizada esta operación, puede crear consultas, formularios e informes para mostrar información de varias tablas a la vez. Por ejemplo, este formulario incluye información de cuatro tablas:

• La tabla de clientes.
• La tabla de pedidos.
• La tabla de productos.
• La tabla detalles de pedidos.

COMO FUNCIONAN LAS RELACIONES:

Siguiendo en el ejemplo anterior, los campos de las cuatro tablas deben coordinarse de modo que muestren información acerca del mismo pedido. Esta coordinación se lleva a cabo mediante las relaciones entre las tablas. Una relación hace coincidir los datos de los campos clave  (normalmente un campo con el mismo nombre en ambas tablas). En la mayoría de los casos, estos campos coincidentes son la clave principal de una tabla, que proporciona un identificador único para cada registro, y una clave externa de la otra tabla. Por ejemplo, los empleados pueden asociarse a los pedidos de los que son responsables mediante la creación de una relación entre los campos Id. de empleado.

ACTUALIZACIONES Y ELIMINACIONES EN CASCADA:

Para las relaciones en las que se exige la integridad referencial, puede especificar si desea que Microsoft Access actualice en cascada y elimine en cascada automáticamente los registros relacionados. Si establece estas opciones, las operaciones de eliminación y actualización que normalmente impediría la integridad referencial se permiten ahora. Al eliminar registros o al cambiar los valores de clave principal de una tabla principal, Microsoft Access realiza los cambios necesarios en las tablas relacionadas con el fin de conservar la integridad referencial.

SI activa la casilla de verificación Actualizar en cascada los campos relacionados al definir una relación, siempre que cambie la clave principal de un registro de la tabla principal, Microsoft Access actualizará automáticamente la clave principal con el nuevo valor en todos los registros relacionados. Por ejemplo, si cambia un Id. de cliente en la tabla Clientes, el campo Id. de cliente de la tabla Pedidos se actualizará automáticamente en cada uno de los pedidos de ese cliente, de modo que la relación no se rompa. Microsoft Access actualiza en cascada sin mostrar ningún mensaje.

 NOTA   Si la clave principal de la tabla principal es un campo Autonumérico, la activación de la casilla de verificación Actualizar en cascada los campos relacionados no tendrá ningún efecto, porque no se puede cambiar el valor de un campo Autonumérico.

Si selecciona la casilla de verificación Eliminar en cascada los registros relacionados al definir una relación, siempre que elimine registros de la tabla principal, Microsoft Access eliminará automáticamente los registros relacionados de la tabla relacionada. Por ejemplo, si elimina el registro de un cliente de la tabla Clientes, todos los pedidos del cliente se eliminarán automáticamente de la tabla Pedidos (esto incluye los registros de la tabla Detalles de pedidos relacionados con los registros de Pedidos). Al eliminar registros de un formulario u hoja de datos con la casilla de verificación Eliminar en cascada los registros relacionados activada, Microsoft Access le avisa que es posible que también se eliminen los registros relacionados. No obstante, al eliminar registros mediante una consulta de eliminación, Microsoft Access elimina automáticamente los registros de las tablas relacionadas sin mostrar un aviso.

Aquí un vídeo entre las relaciones de tablas ACCESS:

Modelos De Base De Datos

PODEMOS DECIR QUE....

Además de la clasificación por la función de las bases de datos, éstas también se 

pueden clasificar de acuerdo a su modelo de administración de datos. 

Un modelo de datos es básicamente una "descripción" de algo conocido como

 contenedor de datos (algo en donde se guarda la información), así como de los métodos para almacenar y recuperar información de esos contenedores. Los modelos de datos no son cosas físicas: son abstracciones que permiten la implementación de un sistema eficiente de base de datos; por lo general se refieren a algoritmos, y conceptos matemáticos.

Algunos modelos con frecuencia utilizados en las bases de datos:

MODELO JERÁRQUICAS:

Una Base de datos jerárquica es un tipo de Sistema Gestor de Bases de Datos que, como su nombre indica, almacenan la información en una estructura jerárquica que enlaza los registros en forma de estructura de árbol (similar a un árbol visto al revés), en donde un nodo padre de información puede tener varios nodos hijo. ejemplo:

MODELO RED:

Representa las entidades en forma de nodo de un grafo, y las asociaciones o interrelaciones entre éstas mediante los arcos que unen dichos nodos.

Esta representación no impone en principio ninguna restricción ni al tipo ni al número de los arcos permitiéndote el modelado de estructuras de datos tan complejas como se desee. ejemplo:

MODELO DOCUMENTAL:

Está constituida por un conjunto de programas que almacenan, recuperan y gestionan datos de documentos o datos de algún modo estructurados. Este tipo de bases de datos constituyen una de las principales categorías dentro de las denominadas bases de datos no SQL. A diferencia de las bases de datos relacionales, estas bases de datos están diseñadas alrededor de una noción abstracta de "Documento". EJEMPLO:

Componentes Para Una Base De Datos

COMPONENTES ESENCIALES

En prácticamente todas las bases de datos existen cuatro elementos esenciales:

• Tablas (permitirán almacenar datos)
• Consultas (podremos acceder a los datos almacenados, ordenarlos y filtrarlos por diferentes criterios)
• Informes (sera la forma mas eficaz de presentar nuestros datos)
• Formularios (se facilitan las tareas de introducción de datos)

TABLAS

Dentro de una base de datos, la información se almacena y se organiza en tablas; la figura 1.1 muestra un ejemplo. En cada tabla encontraremos una serie de filas y columnas. A las filas de una tabla de una base de datos se les llama registros y a las columnas, campos. Todos los datos que aparecen en un mismo registro se refieren a un mismo individuo y todos los datos que aparecen en un campo se refieren a un mismo tipo de información sobre el individuo. A la intersección de un registro con un campo se le llama dato. Sobre todos estos conceptos seguiremos trabajando pero es importante que empieces a familiarizarte con ellos.

CONSULTAS

Las consultas tienen como propósito recuperar la información almacenada en las tablas. Con esta breve descripción podríamos pensar… ¿y por qué no la miramos directamente en ellas? Pues bien, la ventaja se encuentra en la posibilidad que ofrecen las consultas de filtrar la información y mostrar sólo aquellos datos que interesen en cada caso. Por ejemplo, imagina que tenemos una enorme base de datos con cientos de recetas de cocina y resulta que hoy nos apetece hacer arroz. En este caso, crearíamos una consulta para obtener sólo aquellas recetas que hablen de arroz. Otra de las características importantes de las consultas es que puedes utilizar más de una tabla para mostrar datos relacionados. Esto es así gracias a que Base es un sistema de bases de datos relacional.

INFORMES

Los informes tienen como objetivo proporcionar las herramientas necesarias para obtener una copia impresa de los datos existentes en una base de datos aunque existen otras posibilidades tan interesantes como la generación de archivos en formato PDF. Habitualmente, los informes se suelen construir a partir de los resultados obtenidos de la ejecución de consultas. De esta forma combinamos la posibilidad de seleccionar sólo los datos que deseemos que nos ofrecen las consultas con la ventaja de imprimirlos que aportan los informes.

FORMULARIOS

Los formularios nos ayudarán principalmente en tareas de introducción de información. Cuando se trata de incluir pocos datos podemos hacerlo directamente sobre las tablas pero cuando el volumen es importante, este método se vuelve poco eficaz. Para resolver este problema tenemos los formularios donde la inclusión de datos se hace de forma mucho más intuitiva y sencilla. 

Base De Datos

La base de datos: Es un conjunto ordenado de programas, lenguajes etc. Que suministran tanto los usuarios como los analistas o programadores los medios necesarios para recuperar y manipular los datos almacenados en la base asi, manteniendo su integridad y seguridad.

Manejadores de bases de datos: 

Un manejador de base de datos o DBM, es un motor de software que se encarga de la administración y el funcionamiento de la base de datos. Este puede ser de muchos tipos y funcionar en distintos sistemas operativos. Algunos de los más conocidos son MySQL (para s.o. Linux), Oracle (para s.o. Unix) o SQL Server de Microsft (para s.o. Windows)

Existen muchas aplicaciones que se distribuyen independientemente del DBM que sirve para gestionar la base de datos. Crear tablas, borrarlas, modificarlas, generar consultas etc. Uno de estos es phpMyAdmnin que gestiona MySQL y otros en servidores Linux.

ACCESS

En Access una base de datos es un archivo que contiene datos (estructurados e interrelacionados) y los objetos que definen y manejan esos datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos. Además, se pueden definir estrategias de seguridad y de integridad. Pueden coexistir en un disco varias bases de datos, en varios ficheros, absolutamente independientes entre sí.

A continuacion un video que mostrara como crear una base de datos access: